Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP is de afkorting voor de zogenaamde enterprise resource planning. In de kern gaat het om de taak van een bedrijf om de middelen waarover het beschikt zo efficiënt mogelijk te gebruiken. In dit verband zijn resources allemaal operationele middelen waarop het bedrijf kan vertrouwen om zijn zakelijke doeleinden te bereiken.

Naast goederen betekent dit bijvoorbeeld ook machines, werkcapaciteiten, onroerend goed of financiële middelen. Deze moeten zodanig over de bestaande processen worden verdeeld dat er op geen enkel moment knelpunten of verspillingen in het productieproces zijn.

ERP-software brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle afdelingen hebben er dan toegang toe, wat enerzijds de informatiestroom versnelt en anderzijds fouten voorkomt. Daarnaast kunnen verschillende processen veel efficiënter, samengevoegd en geautomatiseerd worden.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Zo zijn er modules te vinden voor personeelsadministratie, documentbeheer, boekhouding of logistiek en magazijnbeheer. Afhankelijk van de vereisten worden veel meer modules toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten.

Elke branche heeft andere processen. Voor de groothandel bijvoorbeeld is een productiemodule niet echt interessant. Dit vereist andere belangrijke integraties om de branchespecifieke processen uitgebreid te kunnen behandelen.

Waarom heb je ERP-software speciaal voor groothandel nodig?

Er zijn veel ERP-softwareoplossingen op de markt die speciaal zijn ontworpen voor de groothandel. Jarenlange ervaring uit deze bijzondere branche is meegenomen in de ontwikkeling, zodat branchespecifieke software altijd een toegevoegde waarde kan betekenen voor uw bedrijf.

Met zo'n branchespecifieke oplossing kunnen bijvoorbeeld supply chains, sales en financieel beheer in gezamenlijke processen worden genetwerkt. Hierdoor kunnen goederen sneller en efficiënter van A naar B worden vervoerd. Met name de traceerbaarheid van de goederenstroom kan optimaal in kaart worden gebracht.

Leverbetrouwbaarheid en een goede prijs-prestatieverhouding zijn elementaire factoren voor het succes van een groothandel. Tegelijkertijd wordt klantenservice ook steeds belangrijker. ERP-softwareoplossingen die speciaal voor de groothandel zijn ontwikkeld, bieden hiervoor ook verschillende functies.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in de groothandel?

Met de aanschaf van ERP-software gaat u altijd een langdurige samenwerking aan met de fabrikant of de softwareleverancier. Deze kent uw branche en heeft hij al vele andere groothandels geholpen met de implementatie, waardoor u zeker weet dat hij op de hoogte is van de valkuilen en valkuilen tijdens de implementatie.

Daarnaast kan de leverancier u helpen de software aan te passen aan uw wensen en tegelijkertijd waardevolle tips geven over nuttige functies. Hoe meer ervaring een leverancier heeft, hoe zekerder u kunt zijn dat de implementatie en het latere gebruik van de software een succes zal zijn.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor je groothandel?

Op de ERP-markt zijn er talloze verschillende ERP-oplossingen die speciaal zijn ontworpen voor een specifieke sector of voor bepaalde bedrijfsgroottes. Zelfs branchespecifieke oplossingen verschillen soms enorm van elkaar. Het vinden van de juiste oplossing voor uw doeleinden hier is zeker niet altijd eenvoudig.

Daarom wordt aanbevolen om een specificatie te maken. Hierin worden allereerst alle concrete doelen vastgelegd, die men verwacht van de introductie van de ERP-software. Het is dus ook veel gemakkelijker voor de latere implementatiepartner en kan begrijpen wat voor u bijzonder belangrijk is.

Evenzo worden alle gewenste functies erin opgenomen en geprioriteerd. Dit helpt bij het daadwerkelijk zoeken naar een passende oplossing. Daarnaast zijn er belangrijke gegevens zoals het aantal gebruikers, budget en tijdsbestek etc. De daadwerkelijke zoekopdracht zelf kan dan vrij eenvoudig worden gemaakt. Het is echter belangrijk dat je weet wat waar je naar op zoek bent.

Welke functies heeft de groothandel nodig in een ERP-software?

De situatie is vergelijkbaar met het scala aan reeds genoemde functies. Hieronder willen we eens kijken naar een aantal functies van ERP-software speciaal voor de groothandel.

Business Intelligence voor groothandel

ERP-software centraliseert verschillende gegevens van een bedrijf in één database. Het grote voordeel – u bent in staat om de gegevens systematisch te evalueren. De BI-module helpt hierbij. Aan de ene kant kunnen de prestaties van individuele processen in realtime worden gemeten en geëvalueerd. Op overzichtelijke dashboards heb je de mogelijkheid om alle processen in real time te begrijpen.

Maar dit is nog maar het begin. Door historische en actuele gegevens te evalueren, is het mogelijk om voorspellingen te doen over klantgedrag. Wanneer zullen klanten steeds meer vragen welk product? Deze vraag kan verrassend precies worden beantwoord, de database is alleen groot en consistent genoeg. Op deze manier kan gebonden kapitaal elders worden vrijgegeven en gebruikt.

Customer Relationship Management (CRM)

Een van de belangrijkste modules in een ERP-software voor groothandel is de CRM-module. Hiermee kunnen alle maatregelen die een bedrijf neemt om haar eigen klanten te behouden centraal worden beheerd en ontworpen.

Contactbeheer

Allereerst kunnen alle klantcontactgegevens duidelijk worden opgeslagen en beheerd met de CRM-module. Hiervoor wordt voor elke klant een klantenbestand aangemaakt, waarin alle gegevens worden opgeslagen. In dit geval betekent alle gegevens enerzijds de contactgegevens van de klant, maar anderzijds alle andere interacties met de klant.

Of het nu gaat om facturen, eerdere bestellingen of klachten en ook om het e-mailverkeer en telefoonlogboeken. Hierdoor kan de klantenservice snel reageren op directe vragen van een klant, wat enerzijds tijd bespaart en anderzijds een directe positieve invloed heeft op de klanttevredenheid.

Marketing

Ook een integraal onderdeel van een CRM module zijn verschillende functies voor marketing. Want ook hier profiteert u enorm van de centralisatie van data. Deze kunnen worden gebruikt om belangrijke inzichten in de wensen en behoeften van klanten te analyseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om veel individueler te adverteren, wat de kans op succes vergroot.

Marketingmaatregelen kunnen ook direct worden geëvalueerd met betrekking tot hun succes. Op deze manier worden de individuele maatregelen geleidelijk verbeterd en kunt u veel doelgerichter adverteren, wat tijd en geld bespaart en ook een positieve invloed heeft op de klanttevredenheid.

B2B webshop integratie

Dankzij een holistische ERP-software kan uw eigen webshop aan het systeem worden gekoppeld. Op deze manier kunnen alle gegevens in het ERP direct worden geprofiteerd. De gegevens uit het magazijn kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om betrouwbare informatie te verstrekken over de momenteel beschikbare hoeveelheid van een artikel in de webshop. Evenzo kan voor elk artikel een zo vroeg mogelijke leverdatum direct worden opgegeven.

Even belangrijk zijn de gegevens uit de CRM-module. Als een klant een bestelling plaatst, kan deze automatisch worden opgeslagen in het bijbehorende klantenbestand en worden doorgestuurd naar de boekhoudafdeling voor bijvoorbeeld verdere verwerking. Dit maakt ook een selfservice klantenportaal haalbaar. Hierin kan de klant zijn bestelling opnieuw bekijken en oude facturen en bestellingen bekijken. Veel klanten eisen tegenwoordig steeds meer dergelijke kansen.

Distributie

Maar ook de verkoop in het algemeen profiteert aanzienlijk van CRM-software. Verkoopkansen kunnen worden berekend en klanten kunnen prioriteit krijgen in termen van hun waarde voor het bedrijf. Het systeem helpt ook om actuele aanbiedingen bij te houden. Als een klant bijvoorbeeld net een bepaald artikel tegen prijs x heeft gekocht, zal hij zich zeker ergeren aan een promotieaanbieding voor datzelfde product. Voor hem is een ander aanbod veel logischer.

Documentbeheersysteem (DMS)

De DMS module maakt een volledig papierloze manier van werken in een bedrijf mogelijk. Vaak werken groothandelsbedrijven nog steeds met tal van analoge documenten. Orderlijsten worden uitgeprint en doorgestuurd naar de orderverzamelafdeling. Hier opnieuw gereproduceerd, waarschijnlijk tot uiteindelijk talrijke versies van het zelfde document bestaan.

Een documentbeheersysteem helpt om van analoge documenten naar digitale werkmethoden te gaan. Elk document wordt centraal opgeslagen wanneer het met metagegevens in het systeem wordt ingevoerd. Er kan dus niets verloren gaan en elke medewerker in het bedrijf heeft op elk moment toegang tot het betreffende document.

Inkoop en vraagplanning

Er is geen ERP-systeem dat precies kan voorspellen wat uw klanten zullen bestellen. Een ERP-systeem is natuurlijk geen "kristallen bol" waarmee je in de toekomst kunt kijken. Maar door goed gebruik te maken van de beschikbare data kunt u voorraadbeheer echter veel effectiever maken. Dit bespaart enorm veel werktijd, bestellingen en opslagkosten.

Opslagkosten laag houden

Groothandels willen er te allen tijde voor zorgen dat zij hun producten kunnen leveren. Om dit te waarborgen worden vaak grote voorraden aangehouden. Deze opslag kost veel geld. Op basis van de gegevens kunnen bijvoorbeeld seizoenschommelingen van individuele productgroepen worden geëvalueerd. Op deze manier kan een betere planning worden gedaan en kan vastgebonden kapitaal in het magazijn worden vrijgegeven zonder knelpunten in het aanbod te veroorzaken.

Inkoop

Gericht inkoopmanagement helpt ook om beter en efficiënter te werken. Zo kan voor elk artikel een back-upleverancier worden ingevoerd. Als dit dreigt op te raken en de reguliere leverancier niet in staat is om leveringen te leveren, stelt het systeem gewoon een andere leverancier voor.

Boekhouding en controle

Ook voor boekhouding en controlling biedt een ERP-software voor de groothandel verschillende functies. Facturen kunnen automatisch worden gecontroleerd in de factuurontvangst en worden gerangschikt volgens de juiste kostenplaats. Dit bespaart enorm veel tijd. Zelfs met uw eigen facturatie kunnen verschillende automatiseringen worden ingezet.

Ook kunnen er automatisch diverse financiële rapportages worden gemaakt met het systeem. Deze helpen om betere beslissingen te nemen bij het controleren en ondersteunen hen met geldige cijfers.

Magazijnbeheer

Een efficiënt ingericht magazijn bespaart veel tijd en geld. Ook hier heeft een ERP-systeem zoveel mogelijk informatie nodig. Wat wegen de producten? Misschien is het raadzaam om een zware doos onder een lichte te plaatsen.

Efficiënte volgorde

En als er een natuurlijke volgorde van gang 1 tot 2 tot 3 is, kan de software een slimme cirkelvormige looproute berekenen die uw werknemers tijd bespaart. Welke producten werken het beste? Een intelligent systeem zorgt ervoor dat ze niet allemaal in hetzelfde gangpad zitten, waardoor files worden voorkomen. Hoe groter het kamp en hoe meer mensen erin werken, hoe belangrijker het is om dit soort informatie te verzamelen en te interpreteren.

Intelligente barcodescanners

Een intelligent barcodescansysteem ondersteunt uw medewerkers in hun looproute. Ter plaatse vraagt de scanner u om belangrijke informatie te controleren, zoals de vervaldatum.

Wanneer een orderverzamellocatie leeg is, wordt automatisch aanvulling van orders uitgevoerd, waarbij wordt onthouden dat magazijnmedewerkers vaak niet bekend zijn met IT. De bediening van de scanners moet daarom intuïtief zijn en binnen tien minuten worden uitgelegd.

Voice picking

In plaats van barcodescanners bieden steeds meer systemen voice picking(pick-by-voice). Net als bij een GPS-systeem in de auto stuurt een stem de medewerker naar een juiste plek: "Sla rechtsaf in de volgende versnelling." De medewerker kan de computer ook bedienen met zijn stem.

Bijvoorbeeld door controlecijfers en eenvoudige opdrachten in te voeren. Metingen tonen aan dat een magazijnmedewerker twintig tot veertig procent sneller kan werkendankzij pick-by-voice.

Elektronische gegevensuitwisseling (EDI)

Met Electronic Data Interchange (EDI) "spreekt" uw computer zonder menselijke tussenkomst naar de computer van uw klant. Veel belangrijke spelers stellen EDI al verplicht. In de regel gaat het om grote hoeveelheden en veel leveringen.

Verschillende EDI-standaarden

Het voordeel van EDI is dat orders automatisch worden doorgestuurd, bevestigd en gefactureerd. Helaas is de implementatie van EDI niet altijd eenvoudig, vooral omdat er verschillende standaarden zijn.

Ook als de klanten van uw bedrijf (nog) niet met EDI werken, is het raadzaam om met het oog op de toekomst rekening te houden met de functionaliteiten van een ERP-pakket op dit gebied.

Selfservice klantenportaal

Veel bedrijven hebben een webshop, maar zijn nog niet aangesloten op de rest van de software. Dit kan u en uw klanten veel tijd kosten. Denk bijvoorbeeld aan eenvoudige vragen over levertijden. In het traditionele geval moet de klant een e-mail verzenden of bellen.

Het is erg handig als de klant bijvoorbeeld vier uur voor levering een sms ontvangt dat zijn goederen onderweg zijn, en deze informatie kan worden weergegeven in een klantenportaal.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw eigen groothandel

Veel ERP-softwareoplossingen op de markt zijn gespecialiseerd in een specifieke braakliggende grond. Dit omvat ook verschillende oplossingen voor de groothandel. Deze omvatten vervolgens functies voor geoptimaliseerd magazijnbeheer, voor uitgebreide vraagplanning of voor efficiëntere inkoop en logistiek.

Bedrijven moeten in ieder geval vertrouwen op een oplossing die hun eigen processen in hun geheel kan dekken. Ook moet ervoor worden gezorgd dat de ERP-software mee kan groeien met het bedrijf.