De retail wordt al jaren blootgesteld aan gestaag groeiende concurrentiedruk. De online handelaren en de bijbehorende geglobaliseerde velden zorgen steeds vaker voor problemen voor retailers.

Om op de lange termijn aan deze druk en klantverwachtingen te voldoen, zijn slimme en veelbelovende technologieën nodig die helpen om de eigen processen te optimaliseren en ruimte te creëren voor nieuwe innovaties. Moderne ERP-software biedt retailers precies deze mogelijkheid.

Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP staat voor de Engelse term "Enterprise Resource Planning". In wezen gaat het om de taak van een bedrijf om de middelen waarover het beschikt zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Hiervoor worden alle processen zoveel mogelijk geoptimaliseerd en wordt de levering hiervan, met de nodige middelen, nauwkeurig gepland.

Onder middelen wordt verstaan alle apparatuur waarover het bedrijf beschikt, zoals:

• Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, enz.)
• Gereedschap (werkmaterialen, enz.)
• Machines (productie-installaties, robots, enz.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, enz.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, enz.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's, enz.)
• Onroerend goed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, enz.)

Het is belangrijk om al deze middelen voor de processen zo te plannen dat er op geen enkel moment knelpunten in de processtroom zijn. Tegelijkertijd moet er echter voor worden gezorgd dat er geen middelen worden verspild. Dit is echter een bijna onmogelijke taak in moderne bedrijven.

Hier spelen ERP-systemen een rol. Deze brengen in eerste instantie alle processen van een bedrijf digitaal in kaart. De gegevens worden vervolgens verzameld in een centrale database. Dit betekent dat alle afdelingen in het bedrijf toegang hebben tot dezelfde gegevens en nu met dezelfde informatie werken.

Implementatie van afdelingsoverstijgende processen

Dit maakt het mogelijk om alle processen op verschillende afdelingen in te richten en zo verder te optimaliseren. Alle resources kunnen worden verdeeld over de respectieve processen. De processen kunnen dan centraal worden gepland, aangestuurd en gemonitord. Als het op een gegeven moment hapert, kan dit direct worden gedetecteerd en behandeld.

Op deze manier kan de efficiëntie van een bedrijf enorm worden verhoogd en kunnen veel middelen worden bespaard. Het is echter van groot belang dat de gekozen ERP-software ook in staat is om alle processen van een bedrijf volledig te dekken.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Op de ERP-markt zijn er talloze verschillende oplossingen. In de loop der jaren hebben veel aanbieders zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en hun oplossingen daarop aangepast. Deze zijn dan meestal veel beter in staat om de specifieke processen van de respectieve industrieën in kaart te brengen en functies voor speciale processen te bedenken.

Een gestandaardiseerde ERP-software is vaak veel minder in staat om complexe branchespecifieke processen in kaart te brengen. Dit vereist dan verregaande aanpassingen aan de software, die tijd en vooral geld kosten.

Minder specifieke aanpassingen nodig

Dergelijke aanpassingen zijn niet nodig in een branchespecifieke oplossing of zijn vaak gemakkelijker te implementeren omdat het basiskader al bestaat. ERP-software is meestal opgebouwd uit meerdere modules.

Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Zo zijn er modules te vinden voor personeelsbeheer, klantenadministratie, productie, magazijnbeheer of voor boekhouding en documentbeheer.

Welke van deze modules en functies je uiteindelijk nodig hebt, hangt grotendeels af van je eigen processen in het bedrijf. Daarom dekken branchespecifieke ERP-oplossingen ze meestal beter dan niet-gespecialiseerde oplossingen.

Waarom heb je ERP-software specifiek voor retail nodig?

Voor de retail betekent dit vooral dat de gehele processen, van inkomende goederen tot distributie tot verkoop, in de software in kaart moeten worden gebracht. Hoewel gestandaardiseerde ERP-software alle belangrijke functies biedt voor algemene gebieden, slaagt het er meestal niet in om alle processen van een retailbedrijf in kaart te brengen.

Met name een koppeling van de kassasystemen met de ERP-software kan een doorslaggevend voordeel zijn. Als de ERP-software dit niet kan, gaan belangrijke mogelijkheden verloren. Voorraden kunnen bijvoorbeeld direct via het kassasysteem worden vergeleken met de magazijnen. Nabestellingen kunnen dan eenvoudig automatisch worden gedaan.

Daarom is branchespecifieke ERP-software een enorm voordeel. Hier zijn de meeste aanpassingen al opgenomen in de standaard en hoeven ze niet handmatig te worden uitgevoerd. Dergelijke aanpassingen kosten vaak veel tijd en geld, daarom is een branchespecifieke oplossing voor retail de betere keuze.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in retail?

De ERP-leverancier speelt ook een beslissende rol bij de selectie van de juiste ERP-software. Deze laatste moet voldoende ervaring hebben in uw sector. Ervaren providers begrijpen dus meestal veel beter wat voor hen belangrijk is bij de introductie van een nieuwe software en kennen de processen die moeten worden behandeld.

Dit betekent ook dat ervaren providers de uitdagingen in de betreffende branche meestal veel beter begrijpen en case-specifics in de daadwerkelijke implementatie kunnen vermijden. In het beste geval heeft de gekozen aanbieder al een soortgelijk project uitgevoerd met de directe concurrentie en kent dus ook zeer speciale uitdagingen.

Veel ERP-projecten mislukken door een gebrek aan communicatie tussen provider en klant. Bedrijven kunnen vaak niet precies aangeven wat ze wel en niet nodig hebben. Een goede aanbieder met branchekennis kan deze leemte opvullen en ook belangrijke adviezen en tips geven.

Hoe vind je de juiste ERP software voor retail?

Het vinden van de juiste ERP-software en de juiste provider is vaak geen gemakkelijke onderneming. Tegelijkertijd staat de eigen voorbereiding voorop. Dit wordt vaak door veel bedrijven verwaarloosd – een cruciale fout. Want hoe beter de voorbereiding, hoe gemakkelijker de daaropvolgende zoekopdracht.

Het is belangrijk om te weten wat je precies zoekt voordat je om je heen kijkt. Een analyse van de huidige situatie is hiervoor nuttig. Dit onthult gebieden waar er een enorm potentieel voor verbetering is. Hieruit worden vervolgens concrete doelen afgeleid en vastgelegd in een specificatie.

Specificaties met alle eisen

Hierin worden ook alle vereisten voor de software en alle andere randvoorwaarden vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld voor het budget, het tijdsbestek, het aantal gebruikers, maar ook noodzakelijke koppelingen van andere systemen met de nieuwe ERP-software. Ook worden alle vereiste functies vermeld en geprioriteerd.

Met de specificaties in de hand kan de daadwerkelijke zoekopdracht dan aanzienlijk worden ingekort. Geschikte aanbieders zijn snel te vinden en hun oplossingen getest. Hiervoor zijn vergelijkingsportalen geschikt, waarop de oplossingen gemakkelijk kunnen worden gefilterd met betrekking tot hun reikwijdte en andere factoren.

Welke functies heeft retail nodig in ERP-software?

Laten we nu eens kijken naar een paar belangrijke functies van ERP-software voor de retail. Aangezien deze industrieën echter ook aanzienlijk verschillen in termen van de onderliggende processen, zijn de volgende functies niet voor elke retailaar verplicht.

In plaats daarvan bieden wij u een overzicht van de mogelijkheden die een moderne ERP-software biedt voor de retail.

Assortimentsbeheer

Onderdeel van een succesvolle omnichannel strategie is holistisch assortimentsmanagement. Veel ketens begonnen met fysieke winkels en voegden later een aparte internetafdeling toe. Het assortiment van de twee afdelingen bevindt zich in aparte systemen. Door de systemen te combineren, kan een handelaar besparen op opslagkosten. Hij hoeft geen aparte voorraden meer te houden.

Ook is het belangrijk dat de ERP software voldoende mogelijkheden biedt om productinformatie toe te voegen. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de uitgebreide Europese regelgeving. Dit voorkomt dat een retailaar een aparte administratie moet hebben.

Tot slot is ook de automatische koppeling tussen assortimentsbeheer en webshop belangrijk. Bij een kleine wijziging, bijvoorbeeld met betrekking tot de ingrediënten van een product, veranderen de gegevens in de webshop automatisch en ontvangt de klant altijd de juiste informatie.

Bedrijfsinformatie

Een retailondernemer met twee of drie winkels heeft meestal een goed overzicht van zijn omzet. Met twintig winkels met een webshop en Facebook-verkoop wordt dit ingewikkelder.

Veel bedrijven kiezen er nog steeds voor om de dagelijkse verkoop per telefoon of e-mail door te geven aan het hoofdkantoor. Dit geeft beperkt inzicht voor de kopers van het bedrijf. Welke producten werden op welke momenten aan welke klanten verkocht? En kopen dezelfde klanten bijvoorbeeld online?

Vraagprognose

Met intelligente ERP-software wordt alle informatie uit verschillende verkoopkanalen aan elkaar gekoppeld. Voor het afrekenen in de winkel is alleen een pc met een webbrowser vereist. Het hoofdkantoor heeft direct inzicht in alle data. Dankzij de gedetailleerde verkoopgeschiedenis kan de software ook een prognosemodel maken voor de komende weken.

Met welke nieuwe producten zal de vraag blijven stijgen? Voor welke producten blijft de verkoop stabiel? Voor welke artikelen is de aankoop seizoensgebonden? Een koper die dit gewoon uit zijn hoofd doet, maakt eerder fouten. Bovendien is het moeilijk om zijn kennis door te geven wanneer hij het bedrijf verlaat.

Rapportage

Voor de informatie die een retailer verzamelt met een omnichannel strategie en goede software, zijn er nog veel meer toepassingen denkbaar. Denk bijvoorbeeld aan tijdelijke aanbiedingen of de aanpassing van de winkelinrichting.

Dynamische rapportagefunctionaliteiten zijn hierbij belangrijk, waarbij de gebruiker precies kan aangeven wat hij wil selecteren, bijvoorbeeld alle verkopen in een bepaald postcodegebied op een bepaalde periode.

Prijsbeheer en loyaliteitsprogramma's

Met ERP-software die informatie uit alle verkoopkanalen combineert, kan een bedrijf gerichte aanbiedingen doen aan zijn klanten. Het Amerikaanse warenhuis Macy's gebruikt al een tijdje een omnichannel strategie en ontdekte dat klanten die via meerdere kanalen winkelen 8 keer meer omzet genereren.

Een ander voorbeeld is de Nederlandse wijnhandel Grapedistrict. Als je graag zoete witte wijnen drinkt, wil je geen aanbod voor Rioja. Het bedrijf houdt hier rekening mee in zijn e-mailcampagnes. Klanten die deelnemen aan het loyaliteitsprogramma van de wijnhandel ontvangen relevante aanbiedingen die hen het gevoel geven begrepen te worden en die daardoor eerder iets kopen.

Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw eigen retail

Het vinden van de juiste ERP-software voor uw eigen retail is niet altijd eenvoudig. Maar als je een paar belangrijke stappen zet, is het zoeken uiteindelijk snel en gemakkelijk. Een goede voorbereiding is in ieder geval het alleral en het einde.

Alleen wie weet waar hij of zij eigenlijk naar op zoek is, vindt software die uiteindelijk de gewenste toegevoegde waarde bereikt. Voor dit doel wordt aanbevolen om een specificatie te maken door alle vereisten voor de software te behouden. Ook de aanbieder zelf moet in de focus van de selectie worden meegenomen. We gaan hier immers een langdurige samenwerking mee aan.